Créer des emplois du temps (petite entreprise)

Coeur Noir · Le 23/12/2011, à 14:12

Bonjour...

...pas la première fois que le sujet est abordé...

Imaginez une petite entreprise avec 5 à 8 employés.

Je voudrais éditer / mettre en forme des emplois du temps (avec cumuls horaires jours / hebdo / mois ) de manière assez automatisée...

Pour l'instant je fais ça sous tableur, pas super pratique (je ne sais pas faire de "lien" entre une représentation graphique et une valeur numérique, par ex.)

Je ne cherche pas un gestionnaire de projets - type planner.

Et je ne cherche pas non plus des emplois du temps type "monde scolaire".

Juste un truc pour m'assurer que chacun a bien ses xx heures par semaine / mois, et qui "présente" bien les repos et congès des uns et des autres...

Des idées ?

Dernière modification par Coeur Noir (Le 23/12/2011, à 14:13)

breakolami · Le 23/12/2011, à 14:25

Si tu es sous KDE il y a Korganizer qui est pas mal sinon il y a Google Agenda qui fait partie de Gmail
Ou alors qOrganizer http://qorganizer.sourceforge.net/
Sinon chez Mozilla il y a Sunbird

Coeur Noir · Le 23/12/2011, à 18:07

MMmmm...

Rien qui me dise :

- untel est à 33h hebdo
- unetelle à 35h...

Ce n'est plus Sunbird mais Lightning, sinon.

C'est quand même curieux qu'il n'y ait pas un logiciel pour ça ? Créer/trier/éditer/comparer des emplois du temps, avoir les cumuls d'heures pour chaque membre de l'équipe, mettre en évidence les jours de repos ou les heures en trop ou en moins, afficher l'occupation des postes, etc, etc...

renyeu · Le 23/12/2011, à 19:42

Bonjour,
Une solution tableur devrait fonctionner.
Mais il faudrait que tu explicites un peu plus ce que tu veux obtenir...
Tes employés ont-ils des plages horaires fixes? Travaillent-ils par roulement (matin, après-midi, journée, nuit)?....

Coeur Noir a écrit :

Pour l'instant je fais ça sous tableur, pas super pratique (je ne sais pas faire de "lien" entre une représentation graphique et une valeur numérique, par ex.)

Par exemple: ton employé est noté "M" sur ton planning, il est de service du matin et tu veux qu'un compteur horaire prenne en compte les 6,25 heures qu'il réalise?
Si c'est le cas, il faut que tu crées des tables de correspondances (matrices) et que tu utilises les fonctions RECHERCHE, RECHERCHE V, RECHERCHE H de ton tableur pour arriver à tes fins.
A suivre
Cdlt
Renyeu

Dernière modification par renyeu (Le 23/12/2011, à 19:49)

Coeur Noir · Le 23/12/2011, à 20:14

Voici ce que je fais sous tableur : voir en pdf

La partie "graphique" me permet de voir si on est suffisamment nombreux aux moments clés.

Mais cette représentation (couleur de fond de cellule !) ne se transforme pas automatiquement en "durée" de travail.

Ensuite une fois ces plannings de semaine "au point" j'aimerais pouvoir afficher le planning de l'un ou de l'autre, pour une période donnée, sur un mois, etc...

Puis régulièrement, sortir une "balance" des cumuls horaires de chacun pour gérer les congès, les récups, etc...

Dernière modification par Coeur Noir (Le 23/12/2011, à 20:15)

renyeu · Le 23/12/2011, à 21:14

Les plages horaires sont variables...horaires à la carte? Si oui tu complètes ta grille?
Dans ce cas, par exemple tu peux inscrire dans chaque case (1/2 heure travaillée) la lettre t d'une couleur de police identique à celle de l'arrière plan de ta cellule avec la fonction NB.SI compte le nombre de cellules de valeur t que tu multiplie par 0,5 et tu obtiendras ta durée de travail journalière. tel que:
=0,5*NB.SI(A1:A24;"t")
A1:A24 représentant la totalité de la plage journalière.
Pour le reste, et surtout si il existe un cycle de travail régulier, tu devrais encoder chaque plage horaire du cycle et revoir l'organisation de ta feuille pour un mois entier. Ce n'est là qu'un avis. Je gère moi-même un planning professionnel une présentation mensuelle me semble plus parlante.
Une 1ère approche ICI
Cdlt
Renyeu

Dernière modification par renyeu (Le 23/12/2011, à 21:48)

J5012 · Le 23/12/2011, à 22:16

pour passer du tableur en couleur a un graphe :
- une couleur unique pour les pauses dont l'etendue est proportionnelle
- recuperer la couleur de fond de cellule, en faire la somme pour chaque employe, mettre le resultat dans une case dediee pour chaque, soustraire les temps de pause

les couleurs que tu utilises sont des constantes invariables,
chaque cellule coloree est une valeur variable, et s'etend sur une duree 1h fixe

avec ces definitions tu construis une equation valable pour tous les employes

Coeur Noir · Le 29/12/2011, à 00:02

Mmmm j'aime assez toutes ces idées mais je ne sais pas les transcrire...

En fait j'ai besoins de la formule (magique ?) suivante :

- compte les cellules qui ont une couleur de fond (sur telle plage de cellules sur une ligne) et multiplie ce résultat par 0,25 (si chaque cellule vaut un quart d'heure par exemple)...

C'est faisable ça ?

FredyB · Le 29/12/2011, à 12:17

Tout cela est possible avec un tableur et les formules citées ci-dessus plus NB.SI, NBVAL, etc

Pour mon équipe, on a un classeur Excel (pas facile de convaincre le passage à Linux dans une boîte de 2000 personnes ... ) avec une feuille par mois qui nous gère les présences et les affectations budgétaires, ainsi qu'une feuille de synthèse qui compare consommé et prévisionnel.

Par contre, pour répondre à ta question :

Coeur Noir a écrit :

- compte les cellules qui ont une couleur de fond (sur telle plage de cellules sur une ligne) et multiplie ce résultat par 0,25 (si chaque cellule vaut un quart d'heure par exemple)...
C'est faisable ça ?

On fait à l'envers de toi : on remplit les cellules avec des codes ou des valeurs, on utilise le format conditionnel pour faire de jolies couleurs et les fonctions NB.SI et NBVAL pour le tableau de synthèse

Bon courage.

Coeur Noir · Le 29/12/2011, à 12:30

Aaaah...

Avec les mises en forme conditionnelles, je peux faire un truc du genre :
- si une case contient (la lettre) c, alors fond vert et police verte,
- puis sur telle plage de cellules, compter le nombre de (lettre) c...

C'est ça l'idée ?

renyeu · Le 29/12/2011, à 12:44

Bonjour,
Oui si cela te convient, ça peut être la solution.
Le fichier t retravaillé ICI
C'est basique...En attendant de faire plus complet en fonction d'un "cahier des charges détaillé"!
Cdlt
Renyeu

Petite coquille dans le fichier lire colonne(...sans S) et BL au lieu de BK...

Dernière modification par renyeu (Le 29/12/2011, à 12:59)

Coeur Noir · Le 29/12/2011, à 13:16

Ouaaaaaah ! Trop bien ! Trop merci, j'étais justement en train de tester ça de mon côté !

Mon premier formatage conditionnel, c'est émouvant :-) pour chaque personne je vais utiliser une lettre (et attribuer un style) différents ce qui me permettra d'avoir les totaux pour chacun, ou de grouper par types de postes.

Du coup une autre question : comment on demande de compter les cellules contenant une lettre "quelconque" (cellule non-vide ?) et j'arrête là, pour l'instant ;-)

renyeu · Le 29/12/2011, à 14:03

Bon, ça avance!
Pour compter une valeur quelconque d'une plage:

=NB.SI(A1:A212,"a")

A1:A212 est ta plage de recherche; a la valeur recherchée (entre guillemets si lettre ou mot)
Syntaxe pour compter une cellule vide:

=NB.SI(A1:A212,"")

La version 3 du fichier t ICI
Conseil: il te faut absolument maitriser les notions de valeurs absolu et relative d'une cellule. Cela va beaucoup t'aider. Voir l'aide d'OOo ou LO
Cdlt

Dernière modification par renyeu (Le 29/12/2011, à 14:10)

Coeur Noir · Le 29/12/2011, à 18:36

Bah Renyeu je te dois une fière chandelle ! Merci, merci...

Dès que j'ai un joli planning fonctionnel, je le posterai ici.

renyeu · Le 29/12/2011, à 21:02

Très bien...
Mais dans mon post #6, je souhaitais savoir si les employé(e)s ont des cycles de travail bien définis (à la semaine, au mois ou autres).Si oui, tu n'aurais pas à renseigner le tableur en permanence et uniquement lors d'absences, congés ou autres événements.
A suivre
Bon courage
Cdlt
Renyeu

apprendrecalc · Le 30/12/2011, à 10:06

Bonjour Coeur Noir,

Ton problème de planning m'intéresse car je trouve ton approche très originale.

J'ai déjà élaboré quelques plannings sur mon site.

Dont le "Planning de présence des salariés 2012".

De nombreuses réponses à tes questions y sont abordés comme la fonction NB.SI que j'évoque dans un article (publié ce matin) "Compter le nombre de présents dans une liste".

J'aimerai t'aider à finaliser le tien afin de pouvoir le partager avec tous les autres utilisateurs.

C'est pourquoi je te propose quelques amélioration à ton tableau.

J'ai considéré qu'il était plus simple d'indiquer des horaires que de remplir des cases.

C'est pourquoi j'ai ajouté deux plages horaires pour chaque salarié.

Pour ce faire, j'ai créé une ligne 1 comprenant les horaires de 10:00 (cellule F1) à 1:15 (cellule BO1) en blanc sur fond blanc (afin de ne pas les afficher)

J'ai renommé des zones afin qu'il n'y ait pas de problème de références relatives de cellule (pb abordé par Renyeu). De cette manière les formules peuvent "glisser" sans ce type de problèmes.

Je me suis un peu arraché les cheveux pour que les cellules "détectent" si l'horaire de la cellule de la ligne 1 était compris dans l'une des deux plages.

Pour info cela donne : =SI(heure<début1;"";SI(heure<fin1;"b";SI(heure<début2;"";SI(heure<fin2;"b";""))))

J'ai ajouté un cumul en bout de tableau afin de permettre une vérification directement sur la même ligne. Je trouve ça plus pratique.

Tu trouveras ma proposition dans l'onglet Proposition Slim du tableau ci-joint : ici

Par contre, je suis un peu perplexe sur un point.

Supposons que nous ayons 50 salariés.

L'application des styles poseraient problème.
Mais nous n'en sommes pas encore là.

A bientôt.

Slim
_______________________
http://apprendrecalc.com/

Dernière modification par apprendrecalc (Le 30/12/2011, à 10:33)

Coeur Noir · Le 30/12/2011, à 12:15

suis ravi que ce sujet "passionne" - il manque donc un outil dédié libre et efficace pour gérer des plannings...

@renyeu :

Grosso modo, 3 types de semaines : normale, vacances-scolaires, juillet-août. Chacun a son jour de repos hebdo "fixe" (précisèment 34h consécutives). Les opérateurs sont polyvalents (peuvent aussi faire de l'accueil). On est toujours au minimum 2 sur site dont un opérateur (sécurité), et 4 (voire 5) en présence à certaines heures clé (affluence)...

Et puisqu'entre 20 et 25 semaines par an, il y a un absent pour congès payés, c'est difficile d'avoir une semaine "type"

@apprendrecalc :

J'aime assez le résultat et la fonctionnalité de ta proposition. L'idéal serait que la manipulation des chiffres et leur représentation graphique soit réciproque ! (Mais non, ce sera l'un ou l'autre j'ai l'impression : soit on saisit les horaires au clavier, soit on dessine à la souris)

Car ce que je recherchais avant tout c'est un moyen de voir "rapidement" si on est assez nombreux aux "moments clés". (exemples : assez de serveurs dans un restau au moment des repas, assez de caissiers dans la grande surface aux heures de pointe, assez de standardistes sur la plateforme sav en ligne, etc...)

Bien vu pour la vérif' en bout de ligne, ça permet de localiser plus rapidement un éventuel souci (bien que je ne vois pas d'où il proviendrait. A voir à l'usage in situ)

Ensuite les aspects "techniques"... J'ai pô tout compris je crois
- Quelles sont les plages "renommées" et comment/pourquoi fait-on ça ?
- Possible de faire avec trois plages horaires ?
- 50 salariés ? Pas besoin de 50 couleurs. Besoin de 50 "noms" différents dans le formatage. (Y-a-t-il un nombre limité de formatages conditionnels ?) Il faudrait alors une feuille "générale" où lister les noms des employés, leur poste et "automatiser" le "code" utilisé pour chacun dans le formatage conditionnel, avec là aussi une vérif' afin qu'il n'y ait pas 2 "codes" identiques.

En tout cas bravo et merci pour votre interêt !

renyeu · Le 30/12/2011, à 12:31

Bonjour,

@apprendrecalc
Pas mal la gestion par les 2 plages horaires. Un petit bug: le "visuel" est décalé d'1/4h en avance par rapport à la plage.
Pas grave!

@Coeur Noir:
Le problème de l'interchangeabilité des postes de travail n'en est pas un:
à chaque poste doit être défini un formatage précis (exemple: l'opérateur 1 peut-être a, b, c, d ou e)
Pour le repérage de l'effectif nécessaire aux moments clés: sur le principe des heures comptées en bout de feuille (ordonnées), il suffit au bas de chaque journée (abcisses) d'écrire une règle sur chaque 1/4 heure. Par exemple: si accueil<2 entre 12h00 et 12h30 = !...
D'ou l'intérêt que tu définisses avec la plus grande précision ce que tu souhaites obtenir au final.

Désolé je n'ai pas le temps de m'y pencher maintenant...Mais je suis le post

Bon courage
Cdlt
Renyeu

Dernière modification par renyeu (Le 30/12/2011, à 13:13)

apprendrecalc · Le 30/12/2011, à 14:29

Bien vu @renyeu !

J'ai corrigé le problème du décalage, ce n'était pas grand chose mais quand même.

Correction dans la formule :
=SI(heure<début1;"";SI(heure<=fin1;"a";SI(heure<début2;"";SI(heure<=fin2;"a";""))))

@Coeur Noir:

Oui en effet c'est ou l'un ou l'autre.
Il me semble qu'il est plus simple d'indiquer des horaires et qu'ils soient reportés automatiquement reportés sur le planning que l'inverse.

J'ai ajouté une ligne que j'ai appelé effectif qui comptabilise quart d'heure par quart d'heure le nombre de personnes travaillant à un instant "t" de la journée.

Pour le côté technique :

Les plages renommées évitent de se prendre la tête.
Par exemple simplifions le contenu de la cellule F3.
La solution "basique" aurait consisté à écrire la formule suivante :
F3=SI(F1<début1;"OK";"PB")
Ici, nous comparons le contenu de la cellule F1 (qui contient l'horaire à comparer) avec l'horaire de début de la plage 1.

Le problème, c'est qu'en glissant F3 en F4 afin de recopier le contenu de la cellule F3 à la cellule
F4=SI(F2<début1;"OK";"PB")
Ici, nous comparons le contenu de la cellule F2 (qui ne correspond à rien) avec l'horaire de début de la plage 1.

La solution consiste à nommer la cellule F1 avec le nom heure.
Ainsi les cellules
F3=SI(heure<début1;"OK";"PB")
en glissant la cellule F3 en F4
F4=SI(heure<début1;"OK";"PB")
Dans ce cas, nous comparons toujours les mêmes éléments.

Voilà pour les explications du principe de l'intérêt de nommer des cellules.

Pour le reste, je veux bien faire 3 plages horaires mais cela complique la fonction SI qui est déjà assez longue.

Cela sert-il vraiment?
Des salariés travaillent en 3 phases?

Pour une feuille avec 50 salariés, je vais prendre le temps de réfléchir à la question car cela n'est pas si évident que ça.

J'espère ne pas t'avoir embrouillé avec mes explications.

A bientôt.

Slim

Ma nouvelle proposition de tableau

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http://apprendrecalc.com/

renyeu · Le 30/12/2011, à 15:23

@apprendrecalc & Coeur Noir:
Je persiste à penser qu'il serait plus simple d'attribuer la règle de formatage à la fonction et non la personne... Cela simplifie le problème! Une boîte de 50 personnes avec autant de fonctions, c'est assez rare!!!
@apprendrecalc: ta feuille intègre des macros?
Le bug persiste: l'opérateur 1 du lundi noté 10:30-12:00 est en visuel de ...10:15 à 12:00.
Pour ma part, fainéant que je suis, sans changer la formule j'ai décalé la barre horaire (de ton 1er envoi) d'1/4 h vers la droite
Si l'heure de fin inscrite dans une période est plus petite que celle de début (ex: 15:00-01:30), la période n'est pas prise en compte...C'est l'éternel problème de la gestion des heures! Moi aussi cela m'agace Là, il faut donc rajouter 24 à l'heure de fin si elle est plus petite que l'heure de début et le compte devrait être bon
Je n'ai pas encore regardé mais lorsque les compteurs horaires totalisateurs vont dépasser 24h00...Ils risquent de rebooter à 0. Il faudra donc adapter leurs formats
Cdlt
Renyeu

Dernière modification par renyeu (Le 30/12/2011, à 16:33)

apprendrecalc · Le 30/12/2011, à 17:53

@renyeu

La dyslexie me guette car je ne vois pas l'écart d'1/4h concernant le 1er opérateur.

J'aimerai régler ce détail avec toi :

Pour moi,
F3 = 10h-10h15
G3= 10h15-10h30
H3 = 10h30-10h45

Si l'horaire de début du premier opérateur est fixé à 10h30.
La cellule H3 devient rouge.
Donc, pas d'anomalie ou de décalage.

Attention, j'ai posté 2 versions de mon tableau.
Celle dont je te parle est celle du post #19

Je te confirme un décalage sur le fichier du post #16.

Je vais régler le problème dont tu parles avec l'heure de fin inscrite dans une période plus petite que celle de début. ... Encore des cheveux en moins tout ça !

Pour le total des heures j'avais prévu le coup et j'ai appliqué un format [HH]:MM qui indique 25:00 quand on dépasse d'une heure 24:00.

Je vois que nous sommes sur la même longueur d'onde encore une fois.

Bon je file.

A plus tard.

Slim

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apprendrecalc.com

renyeu · Le 30/12/2011, à 20:59

@apprendrecalc:
Le post #19, on parle bien du même fichier.
J'y ai rajouté des lignes aux heures justes xx:00 ICI
Pour être précis celle-ci se trouve entre 2 cellules...
A suivre.
Cdlt
Renyeu

Dernière modification par renyeu (Le 30/12/2011, à 20:59)

apprendrecalc · Le 31/12/2011, à 12:47

@renyeu

C'est bien ce que je pensais, il s'agit d'une erreur de présentation.

Nous parlons de la même chose mais nous ne la visualisons pas de la même manière.

Bref, pour couper court à toute ambiguïté j'ai redessiner toutes les cellules d'heures.

Cela te semble-t-il plus clair ?

Désolé de ne pas avoir suivi ta présentation, elle m'imposait trop de contraintes.

Mais seul le résultat compte.

511 caractères.

C'est la longueur de la formule SI dont je viens de venir à bout.

Pour info je vous la donne :

=SI(début2="";SI(fin1>début1;SI(heure<début1;"";SI(heure<fin1;"a";""));SI(heure<fin1;"a";SI(heure<début1;"";"a")));SI(fin1>début1;SI(heure<début1;SI(fin2>début2;SI(heure<début2;"";SI(heure<fin2;"a";""));SI(heure<fin2;"a";SI(heure<début2;"";"a")));SI(heure<fin1;"a";SI(fin2>début2;SI(heure<début2;"";SI(heure<fin2;"a";""));SI(heure<fin2;"a";SI(heure<début2;"";"a")))));SI(heure<fin1;"a";SI(heure<début1;SI(fin2>début2;SI(heure<début2;"";SI(heure<fin2;"a";""));SI(heure<fin2;"a";SI(heure<début2;"";"a")));"a"))))

En gros, elle détecte si la cellule début2 est vide ou pas et affiche le bon nombre d'heure si l'heure de fin de la plage est inférieure à l'heure de début (par exemple : 22:30 - 1:30 du matin).

J'ai rajouté un Style problème qui apparaît (texte en gras + police en rouge) dans ce cas précis pour signaler qu'il y a un problème. A l'utilisateur de considérer qu'il est dans un cas normal (dépassement de minuit) ou de corriger le cas échéant.

@Coeur Noir:
Ce tableau correspond-il à tes attentes?

A bientôt.

Slim

Voici la bête
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apprendrecalc.com

Coeur Noir · Le 31/12/2011, à 14:46

Ouaaah (admiratif) vous allez trop vite pour moi !

C'est très abouti - sauf que dans mon cas il manque la possibilité d'une troisième plage horaire...

apprendrecalc · Le 31/12/2011, à 16:10

@Coeur Noir:

Désolé c'est trop pour moi.

Je souhaite bien du courage à la personne qui va devoir réfléchir à une condition SI sur 3 plages.

A moins que quelqu'un trouve une solution plus simple.

Slim

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