Libre Office Calc : lien automatique entre agenda et fiche bilan

Qid · Le 03/02/2023, à 16:39

Rafbor a écrit :

Tu devrais continuer à faire le prévisionnel sur le fichier Calc Excel-malin, et pour le travail effectué, tu enregistres dans l'agenda.

j'ai fait un premier import d'ics réussi cette fois... et ma conclusion :
- malgré l'explication dans la doc je ne comprend pas la différence/l'intérêt de la feuille 2 par rapport à la 1 et comment adapter le truc à un besoin spécifique : ajout ou suppression de colonne par exemple...
- je ne comprend pas la logique de rentrer le travaille effectué dans l'agenda : pour moi si il y en a un qui doit y être c'est le prévisionnel mais pas le réel... ou alors il y a une incohérence dans le tuto de la doc et j'y viens après...
- où est-ce que je rentre les km parcouru alors qu'il est dit dans la doc que la seconde feuille ne doit pas être modifiée ?
- en lien avec le point précédent il va manquer un élément : soit les frais de déplacement puisque c'est de ça dont il est question sont comptés en km avec le barème à appliquer soit il est compté en nombre de trajet de transport en commun (voir les 2 à la fois dans le mois) avec le montant associé... ça ne doit pas être des élément compliqué à ajouté mais comme il n'y a pas de modif "autorisée" d'après le tuto...

Compte supprimé · Le 03/02/2023, à 16:48

Salut Qid, je rentre juste d'un tour de vélo et le temps est magnifique

malgré l'explication dans la doc je ne comprend pas la différence/l'intérêt de la feuille 2 par rapport à la 1 et comment adapter le truc à un besoin spécifique : ajout ou suppression de colonne par exemple...

La doc explique : "La seconde pour enrichir les données et les mettre dans un format exploitable par le rapport. Il n’ y a rien à y faire, tout est déjà paramétré. " C'est juste pour transformer les données. Pour mieux comprendre, tu peux lire les formules des colonnes ajoutées comme "Date", "Mois" ... Il ne faut rien toucher. D'ailleurs dans un version améliorée il faudra bloquer la feuille.

-

où est-ce que je rentre les km parcouru alors qu'il est dit dans la doc que la seconde feuille ne doit pas être modifiée ?

Au 1.2 il y a ce paragraphe en gras :
Pour obtenir un rapport d'activité cohérent, il faut définir le contenu du titre et des notes. « Titre » sera toujours rempli avec la nature de l'action selon une typologie à définir dès le départ comme par exemple : Install'partie, Préparation … « Notes » pourrait contenir la longueur des déplacements si l'on veut cumuler des kilomètres ou alors des montants en euro pour cumuler des frais.
Il se termine par "Notes » pourrait contenir la longueur des déplacements si l'on veut cumuler des kilomètres
Donc pour faire ce que tu veux, tu places les km dans Notes.

il va manquer un élément : soit les frais de déplacement

C'est pour cela que depuis le post N°9 on te demande un modèle de rapport d'activité. On l'aurait vu tout de suite.
La doc explique qu'il faut choisir ce que l'on met dans Notes : les Km ou des frais. Je n'ai pas vu comment ajouter une zone de plus dans Gnome-calendar.
Pour le moment, on rencontre une limitation liée à l'agenda. Faut voir comment on peut traiter cela.

Mais si tu veux cumuler des frais, il suffit de chiffrer les kilomètres en Euro au prix du km et tu n'as besoin que d'une seule information; avec "Notes" ça suffit.
En complément, tu peux préciser les km dans la rubrique "Lieu" , en complément du nom du lieu.

Dernière modification par Compte supprimé (Le 03/02/2023, à 17:30)

Qid · Le 03/02/2023, à 17:29

Tamarou a écrit :

il va manquer un élément : soit les frais de déplacement
C'est pour cela que depuis le post N°9 on te demande un modèle de rapport d'activité. On l'aurait vu tout de suite.

sans déconner !? on tourne dans le vide depuis le début !? je croyais que c'étais claire pourtant surtout vu l'avancé de la chose... et attention je ne dis pas que tout est à refaire mais je ne comprend pas que ce ne soit que maintenant qu'on me redemande si le cahier des charges du résultat attendu est bien complet... je suis désolé qu'on ne soit pas revenu sur ce point avant... après je reconnais aussi que j'avais l'impression que dans l'ensemble j'avais ce que je voulais... enfin refaisons un point à ce sujet du coups...

donc mon rapport actuel avant que je vous pose la demande sur le forum se compose de la sorte avec en entête de colonne :
- la date de l'intervention : ça c'est bon on l'a et c’était la seule info que je demandais de récupérer au départ
- le trajet effectué = départ (le nom de mon village - arrivée (nom du quartier de mon action) (ça peut demander à être amélioré car il y a un défaut c'est que le quartier de stationnement ne correspond pas forcément au lieu de l'action... la faute à un besoin de traversé le centre ville piétonnier entre autre)
- le transport utilisé = soit "voiture perso" soit pour une condition sur laquelle je reviendrais "transport en commun" ou "transport en commun x2"
- le nombre de km = n'est complété que si je le fait avec ma voiture évidemment
- le motif du déplacement = nom de l'action
- la plage horaire réellement effectué = début et fin dans la même colonne... à changer car en l'état ça impose un calcul manuel de la durée
- la durée... justement...
- le nombre de personnes vues

de tout ça ressort un résumé en ligne qui ressemble à ça :

- kilomètres parcourus = total du nombre de km
- barème kilométrique appliqué
- soit un montant = total x barème
- prix des tickets de transport consommés = suivant la conditionnelle de texte des cellules transport*
- soit un total = somme des 2 lignes du dessus
- nombre d’heures de bénévolat = somme de la durée

en fait la petite histoire c'est qu'au départ je voulais monter juste une fiche de remboursement de frais de déplacement et finalement j'ai un peu broder autour car je trouvais que la durée du temps de bénévolat pouvait être une donnée qui les intéresse aussi

* : oui pour l’anecdote je peux me retrouver à ne pas faire un aller retour complet en transport en commun pour x raison...

Dernière modification par Qid (Le 03/02/2023, à 17:30)

Qid · Le 03/02/2023, à 17:44

Tamarou a écrit :

il va manquer un élément : soit les frais de déplacement
Pour le moment, on rencontre une limitation liée à l'agenda. Faut voir comment on peut traiter cela.

c'est bien pour ça que pour moi on ne peux pas tout avoir à l'import : dès le départ je demandais une base d'import dont la source était l'agenda à partir de laquelle on ajouterait manuellement des compléments d'info qui eux ne peuvent pas être récupéré puisque non connu à l'avance...

à part ça pour causer du tuto :

Le chemin attendu commence à partir du dossier utilisateur

le jour ou je vais changer de base et choisir une autre source d'ics qui risque de se retrouver dans ma partition data et non dans mon home je la lie comment ?

Compte supprimé · Le 03/02/2023, à 17:56

Normalement, dans un événement d'agenda il y a aussi "Catégorie", ça pourrait faire une zone de plus.
Tu devrais regarder cela pour améliorer la solution actuelle.

Gnome-calendar ne gère pas le champ "categories", l'agenda de Thunderbird le fait. C'est une typologie ouverte à l'utilisateur.

Tu peux aussi modifier Activités.ods pour l'adapter à tes besoins en y ajoutant toutes les colonnes utiles. Tu fais ce que tu veux de l'outil.

Dernière modification par Compte supprimé (Le 03/02/2023, à 18:16)

Qid · Le 03/02/2023, à 18:27

Qid a écrit :

Le problème c'est dans cette situation de savoir la façon dont je dois communiquer l'agenda de départ...
Agenda à communiquer qui à mon sens doit inclure les dates et heures d'activité les jours fériés et vacances

je viens presque de trouver ma réponse et ça me confirme qu'il faut que je change de source d'ics : thunderbird sait sortir un pdf imprimable d'un agenda... et ça c'est chouette... reste que lors de mon premier essais :
- ça manque de couleur (peut-être pas si grave suivant son contenu)
- j'avais un souci d’intégration d'agenda sur thunderbird mais je viens de tout remettre à plat car
en prime j'ai découvert que je n'avais pas la bonne zone de vacance de synchronisé...

Qid · Le 03/02/2023, à 18:31

Tamarou a écrit :

Tu fais ce que tu veux de l'outil.

pour ça faudrait être sûr de l'avoir compris car comme vous avez imbriqué pas mal de chose je ne voudrais pas tout casser : entre autre je ne comprend pas comment vous avez eu les entêtes de colonne du tableau croisé alors qu'elles n'apparaissent nul part ailleurs (j'aimerais bien comprendre car j'utilise ce type de rapport dans un autre contexte qui n'a rien à avoir pour lequel j'ai le même souci d'entête)

Compte supprimé · Le 03/02/2023, à 18:38

En bas de page de la doc de cet outil, il y a un lien vers l'aide de Libre Office sur les tableaux dynamiques.
Je t'avais proposé une explication orale que tu as refusée. Si tu en as besoin après ta lecture, n'hésite pas à me demander.

Dernière modification par Compte supprimé (Le 03/02/2023, à 18:40)

Qid · Le 03/02/2023, à 19:11

Tamarou a écrit :

Je t'avais proposé une explication orale que tu as refusée.

t'es dur là tu m'avais pris de court lors de cette proposition :
je n'étais pas libre sur le moment ou tu me l'as proposé...
après je crois que j'ai trouvé un début de piste grâce au lien dont tu parles
mais je verrais à la longue puisque ça ne concerne pas réellement le projet actuel

Compte supprimé · Le 03/02/2023, à 20:26

Qid, je viens de relire ton post N°278. Si tu as besoin d'autant d'informations dans le rapport, tu vas avoir du mal à trouver un agenda qui permet d'enregistrer tout cela.
Comme proposé au tout début, (messages 7, 14, 13 ...) tu pourrais le gérer dans un classeur Calc de deux feuilles. Une pour la saisie de données et une autre pour faire le rapport avec un tableau dynamique.
Si tu crées la feuille 1 de saisie des données, je te guiderai pour le tableau. Donne un lien pour cette feuille quand tu y a mis tout ce qu'il te faut.

L'agenda servira aux prévisions et Calc aux rapports sur le réalisé.

Dernière modification par Compte supprimé (Le 03/02/2023, à 20:31)

Qid · Le 03/02/2023, à 20:42

Tamarou a écrit :

Qid, je viens de relire ton post N°278. Si tu as besoin d'autant d'informations dans le rapport, tu vas avoir du mal à trouver un agenda qui permet d'enregistrer tout cela.

mais parce que effectivement ça n'a pas lieu d'y être... en fait je suis entrain de me rendre compte que même si le travail fait est génial on a perdu l'idée de la demande de départ

Tamarou a écrit :

Comme proposé au tout début, tu pourrais le gérer dans un classeur Calc de deux feuilles. Une pour la saisie de données et une autre pour faire le rapport avec un tableau dynamique.
Si tu crées la feuille 1 de saisie des données, je te guiderai pour le tableau.
L'agenda servira aux prévisions et Calc aux rapports sur le réalisé.

mais !?
c’était effectivement mon plan de départ d'avoir un calc d'agenda annuel et un calc de rapport mensuel
mais ce que je voulais au départ c’était juste que le rapport mensuel soit basé sur l'agenda annuel : qu'il en récupère les dates au moins... là on a plus une base calc mais une base agenda... pourquoi pas... je commence à en voir l'intérêt et à y prendre goût... mais je suis bien obligé de me reposer la question de la façon de communiquer l'agenda de départ... et de ce côté là j'ai trouvé par moi même un début de réponse qu'il faut que je peaufine encore...

mais du coups il faut bien que je comprenne comment fonctionne le rapport si je veux pouvoir l'ajuster à mes besoins : comment savoir quel sont les colonnes qui arrivent avec l'import et qui sont réellement utile pour la suite (passage de la feuille 1 à la feuille 2) et donc est-ce que je peux rajouter manuellement des colonnes dans la 2nd feuille pour avoir un rapport mensuel complet à peu près comme je l'ai présenté dans le post que tu as relu...

Rafbor · Le 03/02/2023, à 21:27

Est ce que ça t'intéresse un résultat comme ça:

Contrainte, dans le champ description, il faut indiquer les km et le coût transport, séparés par un ";"

km;CoutTC
0;12,5
45;0
3;12,5

Le barème km (0,4 €/km) est stocké dans la feuille 4 en B2
Tu conserves le champ lieu utilisable dans l'agenda.

Dernière modification par Rafbor (Le 04/02/2023, à 07:52)

Qid · Le 03/02/2023, à 21:42

Rafbor a écrit :

Contrainte, dans le champ description, il faut indiquer les km et le coût transport, séparés par un ";"
km;CoutTC
0;12,5
45;0
3;12,5
Le barème km (0,4 €/km) est stocké dans la feuille 4 en B2
Tu conserves le champ lieu utilisable dans l'agenda.

Hum... Je reste sur mon questionnement quant à la cohérence de renseigner certains éléments directement dans l'agenda annuel...

Rafbor · Le 04/02/2023, à 08:24

J'ai trouvé une solution, toujours à partir de l'agenda, pour avoir tous les frais détaillés, c'est simple et rapide à saisir même à partir du tél:

Le principe:

Saisir un événement, avec heures de début et de fin, lieu facultatif mais préférable, pas de description
Dupliquer l'événement, mettre heure de fin = heure de début, lieu = km, description = nombre de km
Dupliquer l'événement, mettre heure de fin = heure de début, lieu = nature des frais (Transport, Hôtel, Repas, ...), description = nombre (coût €)
Répéter la duplication pour chaque frais à ajouter
Exporter l'agenda et l'importer dans le fichier Calc suivant: Activité_frais

Faites des tests pour voir s'il n'y a pas d'erreurs.

Dans tous les cas, je garde cette solution pour moi et mon association.

Compte supprimé · Le 04/02/2023, à 09:29

Effectivement comme on ne peut pas ajouter des champs à un événement, tu crées plusieurs enregistrements pour un même événement, et ça fonctionne.

Le plaisir des outils de bureautique, c'est que ça ressemble aux pizzas, chacun peut les concocter à son goût. Après il y a des recettes plus ou moins faciles à faire et à manger. Mais les goûts et les couleurs, ça ne se discute pas. Bravo pour ce contournement de la difficulté, c'est bien vu.

La solution avec plusieurs données entre séparateurs dans le champ "Notes" avait ma préférence, mais ce n'était peut-être pas assez pour justifier les frais.

Dernière modification par Compte supprimé (Le 04/02/2023, à 09:31)

Rafbor · Le 04/02/2023, à 09:42

Les gros avantages, une ligne par catégorie de frais, et pas de limitation en catégorie, tu ajoutes ce qui te convient, par exemple "Escort pour la nuit" ça passe..

Compte supprimé · Le 04/02/2023, à 09:46

Tu en fais un chapitre 3. dans le tuto ou il reste comme cela pour faire simple ?

Dernière modification par Compte supprimé (Le 04/02/2023, à 09:53)

Rafbor · Le 04/02/2023, à 10:01

Je regarderai ça cet aprem.

Qid · Le 04/02/2023, à 10:26

Rafbor a écrit :

J'ai trouvé une solution, toujours à partir de l'agenda

Mais pourquoi cette obstination pour tout rentrer dans l'agenda !? On ne peut pas avoir 2 sources de saisie ?

Je redis ce qu'il me semble que j'ai déjà dit :
Pour moi je rentre activité lieu date et heure dans l'agenda en début d'été pour l'année suivante et c'est tout
Ensuite je fais mon import dans calc et là j'ajoute et je complète dans la seconde feuille les colonnes dont j'ai parlé au 278...
Et je communique mensuellement que la 3ieme feuille avec les filtres...

Question auxiliaire au sujet du dernier point...
Est-ce que si ça me prend en fin d'année je vais facilement pouvoir avoir un compte rendu sur toute l'année avec les totaux mensuel précédemment communiqués (totaux intermédiaire donc) ?
Pour l'instant je n'ai rempli qu'un mois d'agenda donc je ne peux pas voir le retour qu'il va me faire si je lui demande plusieurs mois et donc voir ensuite pour modifier le tableau croisé en conséquence...

Compte supprimé · Le 04/02/2023, à 10:55

Pour moi je rentre activité lieu date et heure dans l'agenda en début d'été pour l'année suivante et c'est tout
Ensuite je fais mon import dans calc

C'est la description de ce que tu fais en ce moment ou de ce que tu envisages de faire ?
Si c'est l'actuel, comment importes-tu "machin-malin" dans Calc ?
Si c'est un projet il te faut la dernière proposition de Rafbor.

Mais dans ton processus d'agenda prévisionnel qui sert ensuite à enregistrer le réalisé, est-ce que tu conserves beaucoup de données du prévisionnel quand tu saisis le réalisé.
Si tu en remplaces beaucoup, autant faire le réalisé directement dans Calc comme proposé plus haut.

Rafbor · Le 04/02/2023, à 11:08

Moi j'abandonne, je comprends plus ce que tu veux, on t'a proposé plusieurs solutions qui répondent à ton besoin, dont je rappelle qu'il a fallu attendre 12 pages pour en connaître les specs précises.
Ma dernière proposition est top, si tu veux faire autrement et remplir tes tableaux manuellement, c'est toi qui voit.

Qid · Le 04/02/2023, à 12:01

Rafbor a écrit :

Moi j'abandonne, je comprends plus ce que tu veux, on t'a proposé plusieurs solutions qui répondent à ton besoin, dont je rappelle qu'il a fallu attendre 12 pages pour en connaître les specs précises.
Ma dernière proposition est top, si tu veux faire autrement et remplir tes tableaux manuellement, c'est toi qui voit.

Soit je n'ai pas compris ta dernière proposition soit ça colle pas avec ce que j'imagine et avec le fonctionnement logique du truc...

Et pour répondre aussi à Tamarou :
- c'est ce que j'envisage puisque vous m'avez fait basculer du tableur d'excel malin vers un logiciel d'agenda...
- actuellement j'ai mon excel-malin d'un côté (et t'es sérieux à me demander comment on ouvre un xlsx avec calc ?)
- la demande de départ n'était que de ne pas avoir à saisir la date dans le rapport puisqu'elle est identique dans le prévisionnel... Et je ne remplace pas je complète : il y a des données qui à mon sens n'ont rien à faire dans un agenda quelque soit sa forme et d'ailleurs il n'y a qu'à voir le bricolage que j'ai cru comprendre qu'à fait Rafbor pour avoir les infos...

Si tu en remplaces beaucoup, autant faire le réalisé directement dans Calc comme proposé plus haut.

Alors là je ne comprends plus rien... Tu ne te melangerai pas les pinceaux par hasard ?

Compte supprimé · Le 04/02/2023, à 12:14

je dois bien constater que j'ai surestimé mes compétences.
Je te connais par tes messages sur le forum, et je t'ai vu à l'œuvre dans ton asso. Je pensais arriver à te faire exprimer clairement tes besoins et construire une solution avec les contributeurs au sujet.
Mais manifestement c'est au delà de mes possibilités.

Et puis tu as bien deviné, je suis nul en dessin et peinture depuis l'école maternelle Il se peut que je mélange les pinceaux.

Qid · Le 04/02/2023, à 12:54

Tamarou a écrit :

Je pensais arriver à te faire exprimer clairement tes besoins et construire une solution avec les contributeurs au sujet.

Bah vas-y je t'en prie... Qu'est-ce qui n'est pas clair ? Parceque vous avez incroyablement bien bosser ça c'est sûr... Mais le ressenti que j'ai de ma position c'est que j'ai complétement perdu la main sur ma demande de départ qui aurait dû être simple à résoudre pour ceux qui maîtrisent mieux que moi le sujet que j'aborde...

En tous cas moi maintenant mes questions sur le résultat actuel du fichier dans lequel on fait l'import sont :
- de comprendre ce qui est généré automatiquement et pourquoi...
- savoir si je peux ajouter des colonnes sans que tout explose...

Compte supprimé · Le 04/02/2023, à 14:24

ma demande de départ qui aurait dû être simple à résoudre pour ceux qui maîtrisent mieux que moi le sujet

Et bien non, tu déclares ne pas savoir comment faire et tu affirmes que c'est simple.
On t'a expliqué qu'il vaut mieux procéder autrement. Mais c'est terminé. Pour moi il n'est plus question de te proposer une solution au problème posé dans le message N°1.

Par contre, d'accord pour répondre à des questions ponctuelles.

- de comprendre ce qui est généré automatiquement et pourquoi...

A ce sujet on t'a déjà expliqué le principe dans la doc et on a ajouté qu'il te suffit de regarder les formules des colonnes de la feuille 2 pour voir de quoi il est question.
J'ajoute que si tu ne comprends pas ce que fait une formule, tu la copies ici et j'expliquerai plus en détail.
Pour le tableau, c'est la même chose. Je t'ai donné un lien vers la doc Libre Office. Si problème, tu exposes ici ce qui n'est pas clair.

Et rassures-toi, un classeur Calc ne contient pas d'explosif. Avec une bonne sauvegarde, on peut le manipuler dans tous les sens.

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