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Ungars

Création d' étiquettes avec Open office (abandonné)

Bonsoir, j' essaye de créer des étiquettes avec Open Office, et une base de donnée Exell, et je n' y arrive pas... Je me sers de l' aide d' Open Office mais ce n' est pas très clair.

  J' ouvre cette base de données au format xls avec Open Office Writer. Peut etre est ce cela qui ne faut pas faire...

  Je suis l' aide. Jusque là ça va :

1.Via Fichier - Nouveau - Étiquettes, ouvrez la boîte de dialogue Étiquettes.
2.Sélectionnez le format des feuilles d'étiquette que vous souhaitez imprimer. N'oubliez pas d'activer la case à cocher Synchroniser le contenu dans l'onglet Options.
3.Cliquez sur Nouveau document.
4.Lorsque le document d'étiquettes s'affiche, ouvrez l'affichage de source de données en choisissant Affichage - Sources de données.

Puis c' est là que cela se complique :

Cliquez sur l'icône représentant une punaise sur le bord de l'affichage de source de données si elle couvre la première étiquette.

Déjà je ne vois nulle part ma base de données d' adresses, et encore moins cette fameuse punaise.

  Qu' ai je oublié de faire ?

  Merci pour votre aide, bonne soirée.

Dernière modification par Ungars (Le 20/02/2009, à 19:18)

c-cube

Re : Création d' étiquettes avec Open office (abandonné)

Bonjour Ungars,

En fait, pour les publipostages, le tableur OpenOffice.org travaille uniquement avec des bases de données, de préférence au format OpenOffice.org Base (.odb), sinon au format dBase ou autres.

Edit suite aux échanges ultérieurs :
Ne pas tenir compte de la suite de ce message ! La procédure pour convertir directement un fichier Excel en base de donnée exploitable par OpenOffice.org est détaillée dans le post d'après (#3).

Donc, la première chose à faire, c'est d'ouvrir ton fichier Excel avec OpenOffice.org (de préférence il faudra que les intitulés de type nom, adresse, etc, se trouvent en haut des colonnes et ne comportent pas de caractères spéciaux comme des accents, etc). Ensuite tu convertis ton fichier au format dBase (.dbf) par le menu Fichier > Enregistrer sous.

Lorsque c'est fait, tu ouvres le traitement de texte OpenOffice.org et tu appuies directrement sur la touche F4. Cela ouvre le volet de gestion des sources de données.

Dans la partie gauche de ce volet, il y a une liste des bases de données utilisées par OpenOffice. Fais un clic droit dans cette zone et choisis « Bases de données enregistrées ».

Dans la fenêtre qui s'ouvre alors, clique sur le bouton « Nouveau... » (en bas). Cherche ta base de données au format .dbf puis valide en cliquant sur OK.

La base est maintenant ajoutée à OpenOffice et tu peux normalement créer tes étiquettes.

Je me suis fais pour moi-même un petit tutoriel sur la création de bases de données toutes simples au format .odb puis d'étiquettes utilisant ces bases. En effet les tutoriels que j'ai trouvé sur le net étaient un peu obsolètes ou laissaient à désirer.

Je vais poster ces tutoriels dans le forum dès que possible et je te tiendrai au courant ici.

Dernière modification par c-cube (Le 18/02/2009, à 12:51)

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c-cube

Re : Création d' étiquettes avec Open office (abandonné)

Bon, ça y est, j'ai quelques minutes pour poster tout ça, donc voici l'ensemble des tutos.
C'est pour OpenOffice.org 2.4 (pas encore testé le 3.0)

Création d'une base de données OpenOffice.org (.odb) à partir d'un fichier Excel ou Calc en vue d'un publipostage

Pour réaliser des publipostages, OpenOffice.org se sert uniquement de bases de données. Pour utiliser un fichier Excel ou un fichier .odt issu du tableur OpenOffice.org Calc, il faut donc convertir celui-ci en base de donnée au format .odb (base de données OpenOffice.org).

- Dans le fichier Excel (ou Calc), les intitulés des champs utilisés pour le publipostage (exemple : Nom, Prénom, Adresse) doivent se trouver de préférence en haut des colonnes avec les données à la suite. Éviter également autant que faire ce peut les lignes vides dans ce fichier.

- Ouvrir Base (Applications > Bureautique > Base de données OpenOffice.org)

- Le logiciel demande ce que l'on veut faire. Cocher alors l'option « Se connecter à une base de données existante ». Le menu déroulant juste en dessous est activé.

- Dans les options proposées par ce menu, choisir « Classeur ».

- Cliquer alors sur le bouton Suivant >>

- Cliquer sur « Parcourir » pour aller chercher le fichier Excel ou Calc (on clique alors sur « Ouvrir » pour valider le choix du fichier).

- Cliquer à nouveau sur Suivant >> et laisser cochée uniquement la première option proposée, à savoir « Oui, je souhaite que l'assistant enregistre la base de données ». Décocher la case « Ouvrir la base de données pour édition ».

- Cliquer alors sur « Terminer ». Une fenêtre s'ouvre qui demande un nom et un emplacement pour cette nouvelle base de données. On pourra indiquer un nom correspondant au fichier Excel ou Calc d'origine afin de mieux s'y retrouver.

- Enregistrer la base. C'est terminé. Il n'y a plus qu'à ouvrir le traitement de texte d'OpenOffice.org pour effectuer le publipostage. La base de données que nous venons de créer sera disponible dans les assistants de Mailing ou de création d'étiquettes, etc.

Création ex nihilo d'une petite base de données sous OpenOffice.org en vue d'un publipostage

Parfois, on préfèrera créer directement sa base de données sous OpenOffice.org Base. Voici comment faire.

- Ouvrir OpenOffice.org Base. L'assistant de création de base de données se lance.

- Laisser cochée l'option par défaut « Créer une base de données » et cliquer sur « Suivant ».

- Dans la fenêtre suivante, l'assistant demande si l'on souhaite enregistrer la base de données dans OpenOffice.org (ceci afin qu'elle soit utilisable ultérieurement).
Laisser cochée la proposition « Oui, je souhaite que l'assistant enregistre la base de données dans OpenOffice.org ».
Laisser également cochée la proposition « Ouvrir la base de données pour édition ».
Ensuite, ne rien cocher d'autre et cliquer sur « Terminer ».

- Une fenêtre d'enregistrement s'ouvre. Donner un nom à la nouvelle base de données, sélectionner dans l'arborescence proposée un emplacement pour son enregistrement, puis cliquer sur « Enregistrer ».

- Notre nouvelle base de données s'ouvre. Pour l'instant elle est vide et il va donc falloir la remplir. Nous allons donc y créer une simple table que nous rempliront ensuite. C'est tout ce dont OpenOffice.org aura besoin pour le publipostage.

- Dans la colonne de gauche, intitulée « Base de données », cliquer sur le bouton « Tables ».

- Dans le cadre de droite intitulé « Tâches », cliquer sur « Créer une table en mode Ébauche ».

- Une nouvelle fenêtre d'ébauche de table s'ouvre qui comporte trois colonnes et de multiples lignes toutes vides.

- La table sert à indiquer les intitulés des champs que nous aurons besoin de manipuler dans notre publipostage. Par exemple on aura typiquement comme intitulés de champs : la civilité, le prénom, le nom, le nom de la structure, la première partie de l'adresse, la seconde partie de l'adresse (si adresse longue), le code postal et la ville.

- Dans la colonne « Nom de champ », on va donc cliquer sur chaque cellule pour y saisir les intitulés souhaités. Par exemple : civilité, prénom, nom, structure, adresse1, adresse2, code postal, ville. Ce sont ces intitulés que nous retrouverons en entête de colonne lorsque nous saisirons nos données dans la table.

- On remarquera que chaque fois que l'on saisit un nom de champ, la cellule suivante, dans la colonne « Type de champ » se remplit toute seule avec la mention « Texte [VARCHAR] ». Ceci est normal et nous n'y toucherons pas. Il est en effet préférable de régler le format de champ de données en mode texte pour effectuer des publipostages (le format nombre poserait par exemple problème avec les codes postaux, car il supprime les zéros qui précèdent un nombre. Donc, en format nombre, un code postal de type 06000 apparaîtrait comme 6000 ce que nous voulons éviter et c'est pourquoi on reste en format texte).

- Lorsqu'on a fini de saisir tous les intitulés de champs dont on aura besoin, cliquer sur l'icône d'enregistrement (disquette) en haut à gauche. Saisir alors un nom pour la table. (On peut par exemple la nommer en fonction du type de structures ou de destinataires. Par exemple : « clients » ou bien « entreprises du bâtiment »).
Valider en cliquant sur OK.

- Un message d'avertissement apparaît qui nous demande si l'on souhaite créer une clé primaire. Cliquer sur oui. La clé primaire est crée. Par défaut elle s'intitulé « ID » et elle est destinée à recevoir des chiffres. Il s'agira alors, lorsqu'on remplira notre table, d'utiliser ce champ ID pour numéroter chaque ligne.

- Fermer alors la fenêtre d'ébauche de table. Notre table est maintenant enregistrée et prête à l'emploi. Dans la fenêtre principale de Base, elle appraît dans la zone intitulée « Tables ». Pour l'instant, elle est vide et ne comporte que les intitulés.

- Double-cliquer dessus pour la remplir.

- Saisir alors nos données en n'oubliant pas de numéroter chaque ligne ID. Pendant la saisie, on peut se déplacer d'un champ à un autre en utilisant la touche de tabulation.

- Lorsqu'une ligne est remplie et que l'on passe à la ligne suivante, la ligne est automatiquement sauvegardée dans la table.

- Une fois qu'on a tout saisi, fermer la table.

- Dans la fenêtre principale de Base, cliquer sur le bouton d'enregistrement pour sauvegarder notre base de données. Si celle-ci est prête, fermer alors Base et passer au publipostage.

Créer des étiquettes sous OpenOffice.org à partir d'une base de données OOo Base

- On utilisera comme source de données une base de données créée avec OpenOffice.org Base (OOo Base), cf. tutoriels précédents.

- Ouvrir OOo Writer et aller dans Fichier > Nouveau pour cliquer sur Étiquettes. Cela lancera l'assistant de création d'étiquettes.

- Dans l'onglet Étiquettes, sélectionner (dans la partie droite) la base de données et la table à utiliser.

- Dans le menu déroulant « Champ de BD », sélectionner le champ de base de donnée à intégrer à l'étiquette et cliquer sur la flèche située juste à gauche pour l'insérer.

- Composer ainsi l'étiquette en prenant garde à positionner les champs correctement les uns par rapport aux autres (retours à la ligne, espaces).

- Dans la section « Format » située en bas de la fenêtre, sélectionner la marque et le type d'étiquettes (un format d'étiquettes couramment utilisé est par exemple AveryA4 de type C2163 Avery Inkjet Label). On pourra paramétrer plus finement les réglages du format dans l'onglet Format si nécessaire.

- Dans l'onglet Options, il est important de bien cocher la case « Synchroniser le contenu ».

- Si tous les éléments précedents sont prêts, cliquer sur le bouton « Nouveau document » (en bas à gauche).

- Une planche d'étiquettes apparaît, avec les noms des champs en gris dans chaque étiquette.

- Appuyer sur la touche F4 pour afficher la source de données (=menu Affichage > Source de données).

- Il va falloir maintenant mettre en forme nos étiquettes. Pour cela il suffit de mettre en forme la première étiquette (en haut à gauche) puis de cliquer sur le bouton « Synchroniser les étiquettes » dans la petite fenêtre de gauche. Toutes les autres étiquettes adoptent alors automatiquement la même mise en forme que la première.

- À ce stade, tout est prêt pour lancer le publipostage de diverses manières. Il est donc recommandé d'enregistrer notre document principal (Fichier > Enregistrer sous).

Types de publipostages et d'impressions possibles.

** Planches d'étiquettes différentes (1 étiquette = 1 ligne de la base de données) **

- Il s'agit là du type de publipostage d'étiquettes le plus courant. À partir du document obtenu à l'étape précedente, lancer l'assistant de publipostage (bouton « Mailing » de la barre de gestion des sources de données ou bien menu Outil > Assistant Mailing...).

- Lors de la première étape (intitulée « Sélectionner le document de base ») laisser coché le choix « Utilser le document actif ». Cliquer sur Suivant >>.

- Laisser cochée l'option « Lettre » et cliquer sur Suivant >>.

- Cliquer encore deux fois sur Suivant >> pour passer les étapes 3 et 4 (puisque nous n'utilisons pas de bloc d'adresse supplémentaire en dehors de nos étiquettes proprement dites, ni de salutations).

- L'étape 6 permet éventuellement d'exclure certains destinataires (donc, ne pas créer l'étiquette correspondante) ainsi que de régler une dernière fois la mise en page de notre document principal si nécessaire. Si besoin, effectuer les réglages correspondants puis cliquer sur Suivant >>.

- La fusion des documents s'effectue alors et le résultat apparaît en arrière-plan. L'étape 7 permet d'éditer un document individuel, c'est à dire de vérifier le résultat de fusion et d'éventuellement corriger les étiquettes dont le formatage ne nous conviendrait pas où qui contiendraient des erreurs.

- Cliquer alors sur Suivant >>. Plusieurs choix sont proposés.

- Si l'on souhaite enregistrer le document fusionné pour une impression ultérieure, choisir « Enregistrer le document fusionné » puis « Enregistrer comme document unique ». Cliquer alors sur le bouton « Enregistrer les documents » et choisir un emplacement.

- Par la suite, lors de l'ouverture du document fusionné, cliquer toujours sur « Non » lorsque le logiciel demande si l'on souhaite actualiser tous les liens. Sinon, l'actualisation provoque la réécriture du document qui ne comporte plus qu'une seule étiquette répétée sur toutes les planches.
En cas de mauvais choix à l'ouverture (c'est à dire en cas de clic sur « Oui »), refermer simplement le document et le réouvrir en choisissant cette fois le « Non ».
On notera que dans le résultat de fusion tel qu'il a été enregistré, OpenOffice insère une page blanche entre chaque planche d'étiquettes, laquelle n'est visible que dans l'aperçu avant impression.

Dernière modification par c-cube (Le 18/02/2009, à 13:04)

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Ungars

Re : Création d' étiquettes avec Open office (abandonné)

Merci beaucoup pour ton message, et pour ton tuto très explicite. J' ai bien avancé, bien plus vite et plus loin qu' avec les explications de l' aide d' Open Office. Beau travail !

  J' y suis presque, mais il me manque quelque chose...

  Actuellement, mes étiquettes vierges sont apparues, mais la base de données ne comporte qu' une partie du fichier d' origine.

Il va falloir maintenant mettre en forme nos étiquettes. Pour cela il suffit de mettre en forme la première étiquette (en haut à gauche)

Oui mais comment ?

  J' ai cliqué sur "données dans les champs" après avoir fait un clique gauche sur la première ligne de ma base de donnée, la première étiquette s' affiche, mais quoi que je fasse, si je fais "synchroniser" , c' est toujours cette ligne qui va s' afficher sur l' ensemble des étiquettes, même si je selectionne plusieurs lignes dans ma base de données.

  Et puis pourquoi n' ai je qu' une partie de ma base de données ?

  Que je sélectionne dans ma table "feuille 1" ou "exell builtin..." (je ne sais pas à quoi cela correspond) , ma base est incomplète, et pas avec le même nombre suivant l' un ou l' autre choix.

  Je pense être pas loin du but.

  Merci encore pour ton aide, à bientot.

c-cube

Re : Création d' étiquettes avec Open office (abandonné)

Bonjour,

Oublie ce que je t'ai dit à propos de la conversion au format dBase. J'ai trouvé beaucoup plus simple. Je vais d'ailleurs ajouter ça à mon tuto et éditer mes posts précédents.

En fait, tu peux directement convertir ton fichier Excel en base de données au format OpenOffice.org Base (.odb), puis utiliser immédiatement la base en question pour faire tes publipostages de lettres, étiquettes, etc !

Bien entendu, il faudra que, dans ton fichier Excel, tes intitulés de champs qui vont servir pour le publipostage se trouvent en haut des colonnes et éviter autant que possible la présence de lignes vides.

Voici donc comment faire ta conversion :

- Ouvrir Base (Applications > Bureautique > Base de données OpenOffice.org)

- Il te demande ce que tu veux faire. Coche alors l'option « Se connecter à une base de données existante ». Le menu déroulant juste en dessous est activé.

- Dans les options proposées par ce menu, choisis « Classeur ».

- Clique alors sur le bouton Suivant >>

- Clique sur « Parcourir » pour aller chercher ton fichier Excel (on clique alors sur « Ouvrir » pour valider le choix du fichier).

- Cliquer à nouveau sur Suivant >> et laisser cochée uniquement la première option proposée, à savoir « Oui, je souhaite que l'assistant enregistre la base de données ». Décocher la case « Ouvrir la base de données pour édition ».

- Cliquer alors sur « Terminer ». Une fenêtre s'ouvre qui demande un nom et un emplacement pour cette nouvelle base de données. On pourra indiquer un nom correspondant au fichier Excel d'origine afin de mieux s'y retrouver.

- Enregistrer la base. C'est terminé !

Tu n'as plus qu'à ouvrir le traitement de texte d'OpenOffice.org pour lancer normalement ton publipostage d'étiquettes et tu trouveras ta base de données fraîchement créée parmi toutes les autres.

Concernant ta question sur la mise en forme, lorsque tu arrives à l'étape que tu as cité, tu cliques simplement dans ta toute première étiquette (en haut à gauche de la page donc) et tu effectues ta mise en forme.
C'est à dire que si, par exemple, tu veux que toutes tes étiquettes soient centrées horizontalement, tu sélectionnes le texte de la première étiquette, tu centres ce texte (bouton Centré de la barre d'outils de formatage) puis tu cliques sur le bouton « Synchroniser les étiquettes » qui se trouve à gauche de ta page.
Il n'y a rien d'autre à faire. Afficher les données dans les champs à cette étape ne t'avancera à rien en fait.

Dernière modification par c-cube (Le 18/02/2009, à 12:58)

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Ungars

Re : Création d' étiquettes avec Open office (abandonné)

Salut, et merci encore pour le temps que tu me consacres. Je ne suis pas sous Linux ce soir, j' essaye ça ou plus tard ou demain et je te tiens au courant.

  Bonne soirée !

Ungars

Re : Création d' étiquettes avec Open office (abandonné)

Salut, bon ça avance, merci encore. Grâce à ta dernière manip, cette fois ci j' ai l' integralité de mon fichier, soit 46 lignes.
  Ca coince à la dernière étape :

Concernant ta question sur la mise en forme, lorsque tu arrives à l'étape que tu as cité, tu cliques simplement dans ta toute première étiquette (en haut à gauche de la page donc) et tu effectues ta mise en forme.
C'est à dire que si, par exemple, tu veux que toutes tes étiquettes soient centrées horizontalement, tu sélectionnes le texte de la première étiquette, tu centres ce texte (bouton Centré de la barre d'outils de formatage) puis tu cliques sur le bouton « Synchroniser les étiquettes » qui se trouve à gauche de ta page.

J' ai bien mes étiquettes qui sont apparues, avec les éléments que je veux insérer (nom, prénoms etc...) en haut ma base de données,
  Je clique sur la première, en haut, à gauche. Puis sur "syncchroniser", rien ne se passe; J' ai essayé en selectionnant une ou plusieurs ligne de ma base de données, puis j' ai recommencé l' opération, rien ne se fait.

  Bonne journée !

c-cube

Re : Création d' étiquettes avec Open office (abandonné)

Normalement il n'y a pas besoin de sélectionner de lignes dans la base de données pour synchroniser les étiquettes.
La synchronisation des étiquettes sert seulement à synchroniser leur mise en forme. Donc il suffit de mettre en forme le texte de ta première étiquette  (centrage, gras, espaces ou que sais-je encore) puis de synchroniser.

Je ne vois pas trop comment l'expliquer autrement en fait.

Tu utilises quelle version d'OpenOffice ?

Dernière modification par c-cube (Le 19/02/2009, à 12:53)

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Ungars

Re : Création d' étiquettes avec Open office (abandonné)

Salut et merci pour ta patience. Tu expliques très bien rassure toi ! J' ai du sauté une étape.
Mes étiquettes s' affichent sans problème, avec à l' intérieur <nom> <prénom> etc...
  Mais quand je clique dessus rien ne se passe ! Quand je clique droit, j' ai un menu qui apparait, avec police, taille, par défaut, c' est ça ? Mais quand je fais une modification, ex en gras, lorsque je veux synchroniser rien ne se passe.
  J' utilise la version 2.4.0

  Bonne soirée !

Ungars

Re : Création d' étiquettes avec Open office (abandonné)

Salut, je laisse tomber, je crois que j' aurai plus vite fait de taper mes 46 enveloppes à la main !
  Que je suive l' aide d' Open ou ton tuto ça ne fonctionne pas, il doit y avoir un truc que j' ai loupé, mais j' ai beau regarder partout...
  Encore merci pour ton aide, cela servira surement à d' autres.

  A+

c-cube

Re : Création d' étiquettes avec Open office (abandonné)

Attends. Tu veux dire que lorsque tu cliques (clic gauche) dans ta première étiquette, avec les noms des champs de fusion qui apparaissent en gris, tu n'as même pas le curseur qui apparaît pour faire ta mise en forme ? C'est ça ?

Parce que normalement c'est aussi simple que de mettre en forme n'importe quel texte.
Vraiment, c'est trop bête...

Bon, je viens de reprendre mon tuto de A à Z et je pense avoir une petite idée de ce qui t'arrive.

En fait, si dans ta première étiquette tu cliques juste à gauche du premier champ, cela va te sélectionner tout le coutour de l'étiquette avec des poignées vertes qui apparaissent.

Si cela t'arrive, clique alors sur une zone blanche de la page pour la dé-sélectionner.

En fait, pour faire correctement apparaître le curseur dans ta première étiquette, le plus simple est de cliquer à droite de n'importe quel champ de l'étiquette.

Donc, par exemple, pour centrer le contenu de ton étiquette, tu cliques juste à droite du dernier champ, tu laisses le bouton de ta souris enfoncé pour sélectionner tout le contenu de l'étiquette et là tu demandes le centrage (bouton Centré de la barre de mise en forme, en haut de la fenêtre d'OpenOffice.org).

Il n'y a plus alors qu'à cliquer sur « Synchroniser les étiquettes ».

Ça serait dommage que tu abandonnes pour si peu alors que tu as quasiment réussi.

D'autant plus dommage que je t'assure que ça fonctionne ! OpenOffice.org fait très bien les étiquettes.

Dernière modification par c-cube (Le 27/02/2009, à 14:55)

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lolel

Re : Création d' étiquettes avec Open office (abandonné)

Bonjour,
De mon côté, j'ai bien ma table qui apparait comme source de données, j'ai bien mes étiquettes mais quand je clique sur "données dans les champs",  rien ne se passe, mes étiquettes restent vides. Est-ce que vous auriez une idée ? Merci

c-cube

Re : Création d' étiquettes avec Open office (abandonné)

Bonjour,

As-tu bien sélectionné une ou plusieurs lignes de la base de données avant de cliquer sur « données dans les champs » ?

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lolel

Re : Création d' étiquettes avec Open office (abandonné)

Oui, j'avais bien selectionné une ou plusieurs lignes. Mystère...Je suis sous Windows Vista...

lolel

Re : Création d' étiquettes avec Open office (abandonné)

Je viens de "résoudre" le problème. En fait, quand je clique sur "données dans les champs", effectivement, rien ne se passe et mes étiquettes restent vides (que j'ai 3 ou 300 adresses à mettre dans les étiquettes).
Mais, si je fais "aperçu", mes adresses apparaissent ! Voilà, merci pour ton aide en tout cas c-cube et j'espère que mon expérience servira à d'autres. Merci !