Demande de pistes : Synchronisation de fichiers d'une PME

Caribou22 · Le 13/05/2016, à 10:15

Bonjour à tous
Ma société est à la recherche de solutions pour harmoniser la gestion de ses notes de frais et feuilles de suivi horaire.
Actuellement, chaque collaborateur (nous sommes une soixantaine) doit remplir deux feuilles de calcul par mois, puis les envoyer aux ressources humaines par mail.
- Une note de frais mensuelle comportant nos dépenses quotidiennes.
Elle est datée du 1er au 30/31 du mois, et donc à remettre à jour chaque mois (copier-coller de la précédente). On y fait figurer manuellement les week-ends et jours fériés. Il y a des risques d'erreurs.
- Une feuille d'heures mensuelle sur laquelle figurent nos heures travaillées, en précisant les affaires traitées lors de nos heures.
Idem que la note de frais, le fichier est daté du 1er au 30/31 et c'est au collaborateur de re-créer manuellement la feuille d'heures, avec toujours un risque d'erreur.

Le fait que ces documents ne soient pas générés automatiquement, et que l'envoi se fasse par mail est source d'erreurs et de retards.
Aucune société n'a pu répondre à ce problème dont je vient d'avoir eu vent par mes responsables, c'est pourquoi je me tourne vers la communauté libre car je suis persuadé que tout est possible ici

Voilà à quoi je pensais, avec mes maigres connaissances :
- Stockage des fichiers de chaque collaborateur dans un serveur avec owncloud :
Un dossier par collaborateur, dans lequel on trouve un dossier pour les notes de frais, et un pour les feuilles d'heures. (Fichiers LibreOffice je présume ! )
- Génération des nouveaux fichiers vierges automatiquement par le serveur au début de chaque mois.
- Le collaborateur se connecte à son dossier avec le client owncloud et remplis ses fichiers quand il le souhaite.
- A la fin du mois, il valide ses fichiers (visuellement ?)
- La responsable RH a directement accès aux fichiers à jour sur le serveur et peux contrôler facilement quel collaborateur ne les a pas encore validé.

Voilà, voilà. Comme je n'y connais pas grand-chose sur ces points techniques, je compte sur vos éclaircissements et vous remercie d'avance !

jplemoine · Le 13/05/2016, à 10:39

Ce que j'avais fait à l'époque (mais j'étais tout seul) (j'ai peut-être gardé les sources).
- site web (intranet/extranet) qui présentait un "CRA" à l'écran avec gestion des fichiers fériés et des we (on doit pouvoir aussi l'adapter pour saisir aussi les frais mais quid des justifs)
- chaque utilisateur a un choix restreint de tâche possible.
- génération de pdf depuis les données enregistrées.
Si ça t’intéresse, je peux chercher les sources (c'est du développement web de base (à priori et de mémoire, en php + base mysql) )

Dernière modification par jplemoine (Le 13/05/2016, à 10:40)

Caribou22 · Le 13/05/2016, à 11:08

Merci de ta réponse, ça m'intéresse !
Par contre, la partie technique, c'est encore de l'hébreu pour moi (CRA ? php ? mysql ?)
Du coup tout se ferait en ligne ? (Pas de fichiers Libreoffice)
Intéressant la génération de PDF, ça peut être la solution pour clôturer ses fiches à la fin du mois

jplemoine · Le 13/05/2016, à 11:22

CRA : Compte-Rendu d'Activité : c'est ce que tu as fait dans le mois (client, durée, congés)
php : c'est le langage que j'ai utilisé
mysql : c'est la base de données que j'ai utilisée.

Je ne sais plus exactement comment est généré le fichier mais je sais qu'au bout du compte, ça me faisait un pdf que j'envoyait par courriel.

J'ai une version en ligne mais il y a une double authentification et je n'ai plus le compte dans mon téléphone.
Je regarde ce soir pour te créer un accès : tu regardes si ça te conviens comme base de travail.

Caribou22 · Le 13/05/2016, à 11:25

Merci beaucoup !
En revanche, on souhaite idéalement ne plus avoir d'envoi par mail de fichiers, d'où mon idée d'un serveur owncloud.

kholo · Le 13/05/2016, à 11:35

salut,
en lisant, sans plus réfléchir, j'ai vu un calendrier.
par exemple, je vais partir de lightning que je connais (aka sunbird de Mozilla)

on a les calendriers construits.
chaque calendrier n'est qu'une base de données.
on peut exporter / importer en ics ou csv
dans Thunderbird, un mail peut être converti en événement
on peut mettre en face un ou des agendas et
faire des comparaisons ou pour se souvenir, copier coller déplacement d'évennements...

ensuite, pour que tout le monde marche à l'unisson,
une base de données et des services réseaux
tout cela est compilé dans des groupwares

bien sûr c'est théorique
mais si ça peut donner d'autres idées...

jplemoine · Le 13/05/2016, à 11:39

Caribou22 a écrit :

Merci beaucoup !
En revanche, on souhaite idéalement ne plus avoir d'envoi par mail de fichiers, d'où mon idée d'un serveur owncloud.

Ça j'avais compris mais je pense que l'on doit pouvoir faire ce que l'on veut du fichier pdf.
De mémoire, dans ma manière de faire, il est stocké sur le serveur pour pouvoir le visualiser sans le régénérer à chaque fois mais là, je ne me souviens plus.
(Je ne l'utilise plus depuis fin 2013).

jplemoine · Le 13/05/2016, à 19:28

En fait, j'ai viré la double authentification google. Je t'envoie l'URL et le login-mot de passe par MP.
La génération est en fait en html et c'est avec le navigateur (firefox) que je convertissais en pdf.
Je ne me souvenais plus mais on peut aussi générer un CRA vide.

jplemoine · Le 13/05/2016, à 19:33

@caribou22 : ou je ne suis pas doué ou tu n'as pas laissé la possibilité d'envoyer un MP et/ou courriel.
Peux-tu m'envoyer un courriel pour que je puisse y répondre et te donner les infos ?

TravellingFroggy · Le 12/06/2016, à 23:17

Salut Caribou,

c'est typiquement le type de problèmes qu'on résout avec une application web : chaque collaborateur se connecte comme il veut et quand il veut au système pour saisir ses informations, il les valide, une fois validées, le responsable RH y a accès.
Pas d'envoi par email ni synchronisation à effectuer, pas de feuille séparée avec un format éventuellement différent. Toutes les données sont facilement accessible dans une base de donnée unique.

Tu peux utiliser un ERP comme par exemple Odoo ou Tryton (bien que je ne sois pas sur que ce dernier ait toutes les fonctions voulues - à tester) mais certainement d'autres aussi.

Et il y a des logiciels dédiés :
- pour les CRA (aka time sheet aka feuille de temps) : Kimai et eHour
- pour les notes de frais : Expense Services, phpExpenseReport
- pour les 2 : TEMS, PSA de Project Open

Enfin, il y a aussi des logiciels non libres (et payant) dans le Cloud : Cleemy/Timmy, KDS, Expensya, FreshBooks, Xpenditure Expenses, Web Expense ...

Voilà, il ne te reste plus qu'à choisir, n'hésites pas à poster des questions supplémentaires, si nécessaire.

Coeur Noir · Le 13/06/2016, à 00:21

Je ne dis pas que c'est mieux mais plutôt que mettre en place un OwnCloud :
https://syncthing.net/
pour avoir sur chaque machine un (ou des) dossier(s) synchro et à jour en permanence, sans passer par du « cloud ».

…mouais à la réflexion, dans ton cas ça implique d'installer 60× syncthing + configurer, ça fait facilement 3 jours de boulot… Une solution centralisée à la OwnCloud est effectivement plus logique !
C'est juste que j'aime bien syncthing en fait [url]http://www.[Spam probable, merci de signaler]/2016/06/vos-donnees-partout-sans-cloud-essayez-syncthing/[/url]

Dernière modification par Coeur Noir (Le 13/06/2016, à 00:27)

pires57 · Le 13/06/2016, à 08:48

Bonjour Caribou,

Pourquoi ne pas te pencher sur dolibarr pour faire cela?
Tu as la possibilité de créer des bons d'interventions, des notes de frais, des factures en fonction de tes bons et tout est visible dans une interface web.
Tu peut l'installer sur windows comme sur linux. Je ne sais pas si cela peut te convenir.
http://www.dolibarr.fr/demo-en-ligne

Xarkam · Le 17/06/2016, à 10:15

La meilleur solution serait de passer par une petit application web pour y introduire ses notes de frais.
Dans ton cas cela n'aurais que des avantages:

Interface unique ne livrant plus chaque utilisateur à lui même
pas besoin de logiciel de syncro sur chaque postes
possibilité de passer par un device mobile comme tablette, smartphone
le document est généré par le serveur lui même dans le format voulu et avec la mise en page adéquate.
générer des statistiques (optionnel)
avoir un client lourd via electron (comme atom, vscode, discord, ect..)
ect...

Si tu veux quant même rester sur un système de fichiers sur le réseau, nulle besoin d'un logiciel de syncro.
Il te suffit de faire un dossier de partage utilisateurs sur un serveur et de le monter sur chaque postes pour chaque user.
(un dossier pour chaque utilisateurs et chaque utilisateurs n'ayant pas l'autorisation d'aller fouiner dans le dossier des autres)

La syncro ne t'es utile que lorsque tu veux syncro un même fichiers sur des postes différents, mais ici dans ton cas tu n'en a pas besoin.
D'autant plus que si tu as des serveurs windows et que tu utilise des profils AD tu peux démarrer un script qui monte d'un dossier réseau distant à l'ouverture de session.

Si tu veux en savoir plus, tu peux tjr me contacter par mp

Dernière modification par Xarkam (Le 17/06/2016, à 10:16)

UnMamouth · Le 08/08/2017, à 10:15

Bonjour.
De mon point de vue, une application web a l'avantage d'être plus légère à déployer : il suffit de fournir des identifiants à chaque collaborateur, sans devoir installer quoi que ce soit.

pires57 · Le 10/08/2017, à 13:37

Déterrage de topic bonjour
Au bout d'un an j'ose espérer que cette PME à trouvé un soft adapté à ses besoins

Caribou22 · Le 11/08/2017, à 14:30

pires57 a écrit :

Déterrage de topic bonjour
Au bout d'un an j'ose espérer que cette PME à trouvé un soft adapté à ses besoins

...Non

On est restés sur la méthode ancienne pour le moment. Et je n'ai malheureusement pas assez de temps à consacrer pour leur proposer quelque-chose de mieux pour le moment
Topic en suspens du coup... Désolé

Merci pour vos pistes en tout cas. Elles sont toujours bonnes à savoir

TravellingFroggy · Le 15/08/2017, à 10:06

Pour information, pour une solution de partage de fichiers facile. Si tu as un serveur de fichiers Ubuntu en local, tu peux accéder aux fichiers à distance (en dehors des locaux de l'entreprise) avec WebDav.
Je l'avais fait pour les commerciaux de la petite boite dans laquelle je bossais dans une autre vie.

C'est assez simple à faire, ça fonctionne bien pour tout le monde, et ça rend de multiples services.

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